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魯廣網(wǎng)字〔2017〕57號

關(guān)于印發(fā)《總部會議管理制度》的通知

　　總部各部門：

　　現(xiàn)將《總部會議管理制度》印發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。

　　山東廣電網(wǎng)絡(luò)有限公司

　　2017年3月29日

總部會議管理制度

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第一章 總則

　　第一條 為規(guī)范公司總部會議管理，控制會議規(guī)模，精簡會議數(shù)量，提高會議質(zhì)量，特制定本規(guī)范。

　　第二條 召開會議需遵從的基本原則：

　?。ㄒ唬﹪?yán)格控制會議數(shù)量和規(guī)模。無明確目的、無實(shí)質(zhì)性內(nèi)容的會議一律不開，性質(zhì)相近、內(nèi)容交叉、人員重復(fù)的會議應(yīng)合并召開。

　　（二）注重會議質(zhì)量和實(shí)效。會前應(yīng)做好充分準(zhǔn)備，明確會議目的，精煉文件材料，合理安排會期和會議議程。

　?。ㄈ﹫猿智趦€辦會。本著厲行節(jié)約、反對浪費(fèi)、規(guī)范簡樸、務(wù)實(shí)高效的原則籌備各類會議，做好會議預(yù)算，不得突破會議經(jīng)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。

　?。ㄋ模┕膭钐岢捎每旖?、簡便的電視電話會議形式召開會議，原則上能采用視頻形式召開的會議，不以現(xiàn)場形式召開。

　　第三條 本規(guī)范適用于公司總部舉行的所有會議的管理。

第二章 管理權(quán)責(zé)

　　第四條 公司總部會議由綜合部統(tǒng)一扎口管理，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)安排會期、會務(wù)、食宿以及協(xié)調(diào)公司領(lǐng)導(dǎo)參會，監(jiān)督本制度的執(zhí)行情況。

　　第五條 會議主辦部門負(fù)責(zé)會議的配合組織工作，需服從綜合部的全局性調(diào)整安排。

第三章 會議類別

　　第六條 會議分類：

　　公司對會議實(shí)行分類管理，分為一類會議、二類會議、三類會議和其他會議。

　　一類會議包括以公司名義召開的全局性會議；公司黨委會、股東會、董事會、黨政聯(lián)席會、總部辦公例會等例行會議；要求各市分公司及相關(guān)單位主要負(fù)責(zé)人參加的半年、年終總結(jié)部署工作會，季度經(jīng)營工作分析會等重要工作會議。

　　二類會議包括以公司名義召開的專項會議；總部部門發(fā)起的，要求各市分公司及相關(guān)單位主要負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)參加的專項工作會議；各市分公司及總部部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)，或縣公司負(fù)責(zé)人參加的培訓(xùn)等。

　　三類會議包括總部部門召開的、要求各市、縣分公司相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)參加的業(yè)務(wù)性工作會議等。

　　其他會議是指除上述一、二、三類會議以外的會議,包括座談、動員、培訓(xùn)、評審、匯報會議等。

第四章 辦會要求

　　第七條 一類會議由公司董事長和總經(jīng)理審批，綜合部負(fù)責(zé)籌備、組織和會議記錄；二類會議由公司分管副總經(jīng)理和總經(jīng)理審批，主辦部門負(fù)責(zé)籌備，綜合部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)并抓好會務(wù)落實(shí)，主辦部門進(jìn)行會議記錄；三類會議由分管副總經(jīng)理和總經(jīng)理審批，主辦部門負(fù)責(zé)籌備，綜合部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)并抓好會務(wù)落實(shí)，主辦部門進(jìn)行會議記錄；其他會議視具體情況和參會范圍由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理審批，主辦部門負(fù)責(zé)籌備，綜合部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)并抓好會務(wù)落實(shí)。

　　第八條 傳達(dá)、布置類會議優(yōu)先采用視頻會議形式召開；培訓(xùn)類會議除動手操作類和研討類培訓(xùn)可召開現(xiàn)場會議外，原則上都應(yīng)以視頻會議形式召開。

　　第九條 相關(guān)部門召開各類會議，應(yīng)填寫會議申請單（附件1），將會議主題、擬召開時間、參加人員、日程安排、住宿要求等具體需求報送至綜合部，綜合部嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)審核。擬邀請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參會，應(yīng)在會議申請單中特別注明，綜合部負(fù)責(zé)統(tǒng)一協(xié)調(diào)公司領(lǐng)導(dǎo)參會。召開一類、二類會議應(yīng)提前10天報送會議申請；召開三類、其他會議應(yīng)提前5天報送會議申請；如遇極特殊情況需臨時召開的會議，應(yīng)提前3天報送會議申請。綜合部按會議緊急程度、申請順序和公司領(lǐng)導(dǎo)時間進(jìn)行統(tǒng)籌安排、適當(dāng)調(diào)整和整合，安排妥當(dāng)后向主辦單位反饋會議安排意見。

　　第十條 嚴(yán)格控制會議規(guī)模，精簡參會人員。各類會議的參會人員依據(jù)會議主題從嚴(yán)確定。

　　第十一條 合理安排會議時間和會期。一類、二類會議的會期一般不超過2天；三類會議和其它會議的會期一般不超過1.5天。

　　第十二條 會議原則上安排在公司會議室召開，會議餐安排在公司員工餐廳，住宿安排在公司簽約的協(xié)議酒店。

　　第十三條 各部門應(yīng)加強(qiáng)對本部門會議的管理，做好會議計劃，確保會議取得實(shí)效。要加強(qiáng)與綜合部的溝通協(xié)調(diào)，避免會議過于密集，避免會議時間、地點(diǎn)、參會人員發(fā)生沖突，避免給市縣公司工作造成不便。會議內(nèi)容涉及多個部門職能的，會議主辦部門應(yīng)在會前與相關(guān)部門溝通，充分聽取和征求相關(guān)部門意見。

　　第十四條 會議期間，主辦部門不得組織任何形式的游覽活動，不得發(fā)放禮品和紀(jì)念品。

第五章 會議室管理

　　第十五條 公司總部會議室由綜合部統(tǒng)一管理，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)安排使用，并負(fù)責(zé)衛(wèi)生、安全以及對室內(nèi)設(shè)備物品的管理。

　　第十六條 相關(guān)部門使用會議室時，需至少提前1天向綜合部提出申請并填寫《會議室使用申請表》（附件2），說明使用時間、規(guī)模、所需服務(wù)，經(jīng)綜合部準(zhǔn)許后方可使用，未填寫會議服務(wù)內(nèi)容的視為無服務(wù)需求，未經(jīng)申請一律不得使用會議室。臨時使用會議室，必須經(jīng)綜合部領(lǐng)導(dǎo)同意。會議室使用遵循小會服從大會、局部服從整體、臨時會議服從例行會議、先申請先使用的原則。

　　第十七條 相關(guān)部門應(yīng)在預(yù)約時間到達(dá)會議室，超過30分鐘未到達(dá)會議室的，綜合部有權(quán)對會議室的使用權(quán)另作安排。相關(guān)部門應(yīng)按預(yù)約的時間內(nèi)使用完畢，原則上不得超時使用。如需延長使用時，請及時通知綜合部，如在緊接的時間段內(nèi)已安排了給其他部門使用，超時使用的部門必須離開該會議室。

　　第十八條 會議室使用期間，使用部門或個人需保持會議室的整潔，不允許有亂扔垃圾等不講衛(wèi)生的行為；使用完畢后，務(wù)必將所有移動過的桌子、椅子、設(shè)施設(shè)備等還原，離開時關(guān)閉電源、空調(diào)，并及時通知綜合部。

第六章 會議費(fèi)用管理

　　第十九條 會議經(jīng)費(fèi)實(shí)行預(yù)算管理。各部門在每年年底提出下一年度會議計劃，由綜合部匯總并會同財務(wù)資產(chǎn)部審核，報總經(jīng)理批準(zhǔn)后列入年度會議計劃。編制年度會議計劃應(yīng)包括會議名稱、內(nèi)容、時間、地點(diǎn)、參會人員及數(shù)量、所需經(jīng)費(fèi)等。

　　第二十條 公司各類會議的經(jīng)費(fèi)必須嚴(yán)格遵守中央“八項規(guī)定”和公司財務(wù)規(guī)定。

　　第二十一條 會議結(jié)束后，綜合部負(fù)責(zé)會議經(jīng)費(fèi)憑證匯總，經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人審批同意后，財務(wù)資產(chǎn)部依據(jù)相關(guān)規(guī)定審核報銷。

　　第二十二條 公司年度會議計劃及會議經(jīng)費(fèi)執(zhí)行情況，由綜合部和財務(wù)資產(chǎn)部進(jìn)行管理并定期通報。

第七章 會議紀(jì)律

　　第二十三條 與會人員必須遵守會議紀(jì)律：

　?。ㄒ唬└鲉挝唬ú块T）應(yīng)按會議通知要求安排人員參加，不得安排他人代會，無法參會需向上級領(lǐng)導(dǎo)請假。

　?。ǘh組織人員提前30分鐘入場，參會人員提前5分鐘入場，不得無故遲到、早退。

　?。ㄈh期間手機(jī)關(guān)機(jī)或設(shè)置靜音狀態(tài)，認(rèn)真聽會，不得接聽電話、玩手機(jī)、發(fā)微信短信等。

　?。ㄋ模h期間禁止吸煙。

　?。ㄎ澹圩o(hù)公物財務(wù)，保持室內(nèi)清潔，不得隨意將會議室用品帶走或挪作他用。

　?。┧袇?、會務(wù)人員要妥善保管會議資料，嚴(yán)格遵守公司保密規(guī)章制度。凡違反保密制度，給公司造成后果或不良影響的，公司將依據(jù)相關(guān)規(guī)定追究有關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

第八章 附則

　　第二十四條 本規(guī)范由綜合部負(fù)責(zé)解釋。

　　第二十五條 本規(guī)范自印發(fā)之日起執(zhí)行。

　　附件：1. 會議申請單

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